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Lo que no se mide, no se mejora y las reuniones de trabajo son un claro ejemplo de ello; pues, a pesar de los beneficios que generan, su desgaste promueve rezagos en la productividad.

En este punto es importante reflexionar si era realmente necesario el encuentro o si algún otro medio hubiera sido igual de efectivo para lograr el objetivo, como una llamada telefónica o un correo electrónico. Hoy ya existen variadas alternativas de tecnología para la comunicación corporativa que, sin duda, son una gran alternativa para evitar tiempos muertos.

Otro punto importante a considerar es la hora y día óptimos. No todos los días son óptimos, tampoco a la hora de la comida ni en días de cierre o entrega de resultados. Consulta con los participantes los tiempos y fechas que les son oportunos y lleguen a acuerdos. No optes por la imposición. Los expertos recomiendan los martes o miércoles a media mañana.

El lugar en donde se realiza la reunión es importante, en general las salas destinadas a esta actividad son los sitios ideales, pero si hacen fuera de la empresa habrá que calificar la accesibilidad y las condiciones necesarias para que todos los convocados pudieran hablar y escucharse.

Verificar que se cumplan los tiempos establecidos es imprescindible, sobre todo si se considera que para que sean productivas este tipo de reuniones debe de contarse con la concentración y atención de los participantes y eso es imposible después de un par de horas.

Para experimentados ejecutivos una junta de más de media hora refleja poca organización y preparación del equipo de trabajo. De hecho, una mala planeación desencadena epidemia de reuniones.

Vale la pena detenerse aquí para revisar los formatos de las minutas, ya que estos pueden ser un claro indicador de cómo pasen a hechos los temas acordados y quién es el responsable de dar seguimiento para garantizar que los equipos de trabajo tomen acción.

En la planeación también es importante cerciorarse que se destinó el tempo acordado a cada tema y si estuvieron presentes todos los involucrados. Y ya que se toca el tema de los participantes, otra manera de evaluar el impacto de la junta es reflexionar si alguien sobró, si no aportó, no sabía de qué se iba a tratar la junta o no leyó la información previa, en caso de que ésta existiera.

¿Qué es lo peor para la productividad en una junta de trabajo?

No pueden utilizarse estos espacios para exponer a nadie. Generar un ambiente de chismes, críticas o reclamos sin ninguna propuesta de mejora hará que la reunión no tenga sentido. De ahí la importancia de apegarse al objetivo y mantener los asuntos personales fuera de las reuniones de trabajo.

Finalmente, lo más importante para evaluar el impacto de este tipo de reuniones son los resultados. Si cada junta tiene un objetivo específico y éste se resuelve en el tiempo y la forma planeados, esto significa que todos los participantes están involucrados, todos sabían lo que se esperaba de ellos, cada uno asumió la tarea que le correspondía y le dio el seguimiento o solución adecuada.

En el momento en que se tienen juntas diarias, la sala está atiborrada de gente, se tienen que tomar grandes cantidades de cafeína para sobrellevarlas o peor aún, hay que pedir comida por el tiempo que duran. No lo dudes, las reuniones así no tienen el efecto deseado. El personal no tiene el tiempo necesario para ejecutar, planear, organizar o prever.