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¿Qué es el Aviso de Privacidad? ¿Para qué sirve? ¿Cuáles son las obligaciones del responsable y cuáles son las sanciones contempladas por incumplir?

Si les pides a tus clientes información tan básica como nombre y correo electrónico, estás obligado a cumplir con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP). Y en caso de que no efectúes lo establecido ahí, las multas pueden ir desde siete mil hasta más de 11 millones de pesos.

Esta ley es el sustento del Aviso de Privacidad, un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que informa al titular de los datos personales: quién recaba su información (responsable); cuál es la finalidad de recabar esos datos; dar a conocer los mecanismos que limitan su alcance o los medios para revocar su consentimiento y ejercer los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición); informar sobre los medios para comunicarle cambios (procedimientos); así como aceptar o no que los datos se comuniquen a terceros (transferencias).

Para empezar su elaboración, los expertos sugieren hacer un análisis de tus prácticas para identificar las actividades y/o procedimientos en los que utilizas datos personales, sus procesos de obtención, uso y eliminación. Detecta cómo obtienes esa información para definir el momento en que deberás poner a disposición del titular de los datos el Aviso de Privacidad, así como los medios en que éste será difundido.

Es justo en este momento, imprescindible definir para qué utilizas los datos personales y qué tipo de información tratas con la finalidad de determinar previsiones particulares para menores de edad, personas en estado de exclusión o incapacidad.

El cierre de pinza es determinar los mecanismos que ofreces para que los titulares decidan sobre sus datos personales y puedan materializarse en acciones.

Crea un correo electrónico especializado y designar a un responsable, pues “es a esta dirección electrónica a la cual el usuario recurrirá para consultar cualquier duda o comentario, respecto al uso de la información que proporcionó”, subraya el licenciado Antonio Ortega de CNG Abogados.

Conforme a la LFPDPPP “un Aviso de Privacidad debe contener como datos mínimos la identidad y domicilio del responsable que recaba los datos personales (nombre o razón o denominación social y comercial del Responsable del tratamiento de sus datos personales); domicilio (calle, número, colonia, ciudad, municipio o delegación y entidad federativa); y es recomendable que incluya los datos de identificación y contacto de la persona o departamento de datos personales que estará a cargo de atender las solicitudes de los titulares de estos para el ejercicio de sus derechos”, sugiere la licenciada Janeth Salazar, especialista en el tema del Despacho Lozano y Genchis Asociados.

“Igual de relevante es que esté redactado de forma clara y concreta la finalidad del tratamiento de los datos; los mecanismos que ofrece el responsable para que el titular pueda limitar el uso o divulgación de sus datos personales; así como la forma de instrumentarlos, tales como las transferencias que se hayan consentido anteriormente, deshabilitar las cookies o web beacons, o bien las opciones para dejar de recibir mensajes promocionales, por citar algunos”, completa la abogada Julia Lozano.

Es indispensable incluir una cláusula que indique si el titular acepta o no la transferencia de su información personal; si recaba datos sensibles deberá especificar cuáles serán y es necesario que obtenga el consentimiento expreso y por escrito del titular, a través de su firma autógrafa, firma electrónica o cualquier mecanismo de autenticación que al efecto establezca.

Lo mejor es que delegues esta tarea a un abogado experto en el tema. Los costos van desde tres mil pesos en adelante, todo depende de la complejidad de datos que maneje tu empresa. Una inversión que vale la pena, pues en caso de cualquier eventualidad te ahorrarás una fortuna al personalizarlo.

Al implementarlo, además, fortalecerás el nivel de confianza entre tus usuarios o clientes, una ventaja competitiva que pocas compañías medianas y pequeñas brindan y de la cual puedes beneficiarte.

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