Cuatro maneras de que tus reuniones sean más productivas

Todos hemos vivido esta situación: estar atrapados en la línea telefónica o en persona en una reunión que estaba programada para durar 30 minutos, pero se prolonga durante casi dos horas y al final queda la sensación como si nada se hubiese logrado. ¿Cómo hacer para convertir una reunión en algo productivo?

Las reuniones tienen el propósito de que las organizaciones alineen la estrategia del plan de negocios, para mantener la ventaja competitiva. Al menos en teoría.

Key Insight

Investigaciones realizadas por el Departamento del Trabajod e Estados Unidos demuestran que las reuniones innecesarias cuestan a las empresas hasta 37 mil millones de dólares al año. Los empleados estadounidenses señalaron que pierden más de 30 horas al mes en reuniones improductivas, con muchas de esas horas perdidas en conferencias web y conferencias telefónicas innecesarias.

La eliminación total de las reuniones no es una opción viable, ni necesaria. En lugar de ello, el objetivo debe ser hacer reuniones lo más productivas posible. ¿Cómo lograrlo?

1 Utilizar herramientas modernas

Para obtener el máximo rendimiento en tus reuniones, debes pensar en cómo hacer frente a las necesidades inmediatas que hacen necesario reunir a un grupo de personas. Crear presentaciones dinámicas que incorporen medios enriquecidos, como vídeo y web, diapositivas, y buscar maneras de involucrar a la gente en todo momento.

Al realizar una presentación en persona o en línea el encargado de llevar la reunión debe hacerlo de manera impecable, de lo contrario, los asistentes pederán rápidamente el interés si durante los primeros 10 minutos deben descargar un software especial o necesitan instrucciones de acceso complicado a un cliente de videollamadas o meetings.

Una investigación de la consultora CSO Insights demuestra que más del 60% de los líderes de ventas dicen que la falta de herramientas adecuadas alarga los ciclos de ventas, y cerca de dos tercios de los vendedores sienten que las herramientas a las que tienen acceso son complicadas o les exigen pasar mucho tiempo capturando datos para ingreso que podrían estar ocupando realizando una venta más.

Por ello, es importante buscar soluciones basadas en la nube que se pueden poner en marcha de forma instantánea para habilitar reuniones, desde correo electrónico como Outlook o aplicaciones a través de dispositivos móviles. Una vez en la reunión, los presentadores deben tener acceso a toda su biblioteca de contenido de pantalla, una capacidad de compartir, y multimedia para agregar dinamismo a la reunión. Los participantes deben ser capaces de unirse a las reuniones con sólamente dar click a una liga URL personalizada.

2 Personaliza el terreno de juego

Todas las reuniones se pueden beneficiar de la personalización. Los líderes de un grupo de trabajo más eficaces se adaptan a cualquier situación en la que se encuentran para que las reuniones sean un éxito.

Personalización significa tener todo el contenido relevante al alcance de las personas o equipos que se van a reunir, por lo que si surge una pregunta que no forma parte de la agenda inicial, pueda responderse allí mismo y no sea necesario reprogramar una nueva reunión para tocar esos temas extra con la consiguiente pérdida de tiempo que esto conlleva.

Este punto es especialmente importante cuando las reuniones son con clientes, ya que en muchos casos el cliente no quiere una reunión virtual o remota y la prefiere presencial, muchas veces en sus oficinas, por lo cual evitar traslados extra para discutir puntos pendientes se vuelve no sólo práctico, sino sinónimo de profesionalismo.

3 Seguimiento inteligente

Las reuniones son más costosas, en parte, debido a un ineficaz seguimiento de los temas que se abordan. La investigación de CSO Insights muestra que 80% de las ventas a un cliente requiere cinco seguimientos, pero el 44% de las veces, los encargados de las reuniones no dieron seguimiento a toda la etapa de la venta. Gran parte del seguimiento se deja a la discreción individual y no se basa en datos reales.

Es fundamental contar con un proceso que ayude a determinar cuánto tiempo se va a dar a discutir cada tema, definir la duración máxima de una presentación de video o diapositivas, incluir el tiempo máximo que se podrá "perder" en conversaciones alrededor de ciertos temas y cuánto se va a dedicar a resolver dudas y concretar acciones. Por último pero muy importante, se debe dar un tiempo exclusivamente para cerrar y concretar el objetivo de la reunión.

4 Elegir el lugar y la plataforma adecuada.

Algunas veces reunirse implica estar en una sala de juntas cómoda con aire acondicionado, bebidas y asientos cómodos, o en una sala de videoconferencias con todos los artilugios tecnológicos para realizar enlaces remotos. Muchas de las reuniones se vuelven maratones de discusión debido a que el lugar de reunión o la plataforma elegida son o muy cómodos o demasiado informales. Elegir espacios adecuados para el número de personas, con el menor número de distractores posible, así como herramientas web de corte profesional ayudará no sólo a dar un sentido de oportunidad y pertinencia a la reunión, sino que hará evidente que, como reza el adagio "el tiempo es dinero".

En resumen, es posible tener reuniones bien ejecutadas con el apoyo de enfoques y soluciones modernas, y más allá de convertirse en una pesadilla para las organizaciones, pueden funcionar como motores de la productividad y el crecimiento de una empresa. Sigue las cuatro pautas anteriores y tus costosas reuniones entregarán mayor valor a la compañía.